Revisionssichere PDFs aus XENTRAL
Sie möchten aus dem Warenwirtschaftssystem Xentral Rechnungen und Gutschriften als revisionssichere PDFs erzeugen und in ein geschütztes Cloud-Verzeichnis DSGVO konform übertragen?
Außerdem soll nach Auftrag, Belegnummer, Kundennummer, Name des Kunden, Rechnungsdatum sortiert werden können, in den jeweiligen Spalten individuell nach Kunden gesucht werden können und die Rechnungen sollen einzeln zum Download und der Suche für die Buchhaltung oder den Steuerberater bereitgehalten werden.
Das Format der PDFs soll revisionssicheres PDF/A sein.
Diese Aufgabenstellung erzeugte bei uns einiges an Kopfzerbrechen. Denn neben der Anwendung des hilfreichen XENTRAL Modul „Übertragen“ sind in diesem Fall noch weitere Aufgaben zu erledigen.
Denn das Datum der Rechnung soll als Grundlage für die Erstellung dienen, und nicht das Datum der Übertragung, ansonsten kann die Buchhaltung oder der Steuerberater nicht rückwirkend fündig werden.
Wir haben zur Lösung dazu ein Script entwickelt, das zuverlässig die Rechnungen und Gutschriften in revisionssichere PDF/A konvertiert und an einen geschützten Ort Ihrer Wahl ablegt. Über Sortierfilter in einem responsiven Browserfenster können jederzeit Rechnungen und Gutschriften nach Auftrag, Belegnummern, Kundennummer, Name des Kunden, Rechnungsdatum sortiert, gesund und gefunden werden. Der Download erfolgt dann als PDF/A.
Weitere Anpassungen sind auf Wunsch gerne möglich.
